Sicher kennen Sie das Problem: Im Laufe der Zeit sammeln sich immer mehr medizinische Unterlagen an. Während einige von ihnen eher belanglos sind, sollten Sie andere langfristig archivieren. Das geht am besten, indem Sie Dokumente digitalisieren.
Was ist damit gemeint und wie funktioniert es?
Üblicherweise meint man mit Digitalisierung, dass wichtige Unterlagen auf elektronischen Speichermedien geladen und dort sicher aufbewahrt werden. Das geschieht in der Regel, indem die Dokumente gescannt und in eine Datei (meist im PDF-Format) umgewandelt werden. Für Unternehmen übernehmen externe Dienstleister diese Aufgabe. Für private Nutzer sind andere Lösungen besser geeignet, da es nicht jedem gefällt, vertrauliche medizinische Unterlagen Fremden anzuvertrauen. In den meisten Haushalten steht ein Multifunktionsdrucker, der auch als Scanner verwendet werden kann. Damit können Sie die Dokumente Blatt für Blatt einscannen. Das geht zwar langsam, dafür können Sie aber jedes Dokument überprüfen, ob das Einscannen wirklich notwendig ist. Sollten Sie keinen Scanner besitzen, klappt das Ganze auch mit dem Smartphone. Sie laden sich eine entsprechende App herunter, beispielsweise Free Document Scanner oder ähnliches und fotografieren die Unterlagen Blatt für Blatt. Die App wandelt das Foto in eine PDF-Datei um und speichert sie am gewünschten Ort. Sie können die Datei auf einem lokalen Datenspeicher archivieren, beispielsweise auf der Festplatte des Computers, dem internen Speicher Ihres Smartphones oder auf einer Speicherkarte oder einem USB-Stick. Wollen Sie von überall Zugriff auf die Daten haben, empfiehlt sich die zusätzliche Speicherung in der Cloud (online). Dafür gibt es kostenlose Programme, zum Beispiel Dropbox.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung?
In digitaler Form nehmen die Daten kaum physikalischen Platz ein. Mehrere dicke Aktenbündel haben auf einer winzigen Speicherkarte Platz. Dazu kommt, dass aktuell immer mehr Anwender Daten nur noch in digitaler Form verwenden. Bringen Sie medizinische Unterlagen zum Arzt oder ins Krankenhaus, werden die dort sowieso eingescannt. Liegen sie bereits in digitaler Form vor, geht es wesentlich schneller. Sind die Daten in der Cloud gespeichert, haben sie zudem von überall her Zugriff. Digitale Daten lassen sich sicherer aufbewahren als Papierakten. Sie können ohne Mühe kopiert werden. Sind sie in der Cloud gespeichert, lassen sie sich leicht wiederherstellen, selbst wenn der Datenträger vernichtet wird oder verloren geht. Die Unterlagen stehen dem behandelnden Arzt als Anamnese zur Verfügung oder helfen bei der Beantragung einer Berufsunfähigkeitsversicherung.
Worauf müssen Sie bei der Digitalisierung achten?
Zunächst einmal sollten Sie sorgfältig auswählen, welche Dokumente Sie digitalisieren wollen. Es sollte sich um wichtige Unterlagen handeln, die auch in Zukunft immer wieder benötigt werden:
– Impfungen
– Allergien
– Kinderkrankheiten
– schwere Unfälle
– größere Erkrankungen (beispielsweise Krebs)
Achten Sie bei der Digitalisierung darauf, nicht alles in einen Ordner zu packen, sondern mehrere Ordner anzulegen, denen Sie Namen geben, die gut zu merken sind. Das erleichtert das Auffinden der richtigen Datei.
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